EnglishBạn có đang thể hiện bản thân đúng cách trên màn hình kia không? Những mẹo này sẽ giúp bạn trau dồi kỹ năng giao tiếp từ xa.
Truyền thông kỹ thuật số có thể bị kiệt quệ.
Ví dụ như Jack, một nhà quản lý cấp trung gian, người vừa nhận được email từ sếp của mình. Nó làm anh ấy khó chịu — hay anh ấy đang suy nghĩ thái quá ư? Câu cuối cùng—“Sẽ ổn thôi.”— đã kết thúc trong một khoảng thời gian. Dường như nó thống trị màn hình, một hạt đen, một quả bom siêu nhỏ, gây chết người, lời đề nghị và – Jack thề – không tán thành. Sếp đang bực mình. Nhưng anh ấy có thực sự thế không? Liệu Jack có làm hỏng chuyện gì rồi chăng? Nếu vậy, làm thế nào? Có phải anh ấy đang đọc hiểu mọi thứ? Nếu không, làm sao anh ta có thể làm việc cho một ông chủ không biết gì về ý nghĩa của một thời kỳ?
Khi dấu chấm câu và tốc ký đẩy chúng ta vào những cơn bấp bênh, nghi ngờ bản thân, lo lắng, tức giận, căm ghét bản thân và không tin tưởng, chúng ta có thể chắc chắn rằng mình đang sống trong thời đại chưa được đưa vào bản đồ.
Không ai trong chúng ta cần một chiếc bằng ngôn ngữ học chỉ để biết rằng cách chúng ta truyền đạt ý nghĩa ngày nay đang trở nên khó hiểu hơn bao giờ hết. Tại sao? Chà, sự hiểu biết của chúng ta về ngôn ngữ cơ thể hầu như chỉ được thông báo bởi các tương tác mặt đối mặt.
Không một chuyên gia truyền thống nào về ngôn ngữ cơ thể có thể dự đoán rằng ngày nay, phần lớn các giao tiếp của chúng ta sẽ là ảo. Truyền thông đương đại phụ thuộc hơn bao giờ hết vào cách chúng ta nói điều gì đó hơn là vào những gì chúng ta nói. Đó là, ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của chúng tôi. Khi có internet, mọi người đều được cấp một chiếc bục và một chiếc micrô, nhưng không ai được hướng dẫn cách sử dụng chúng. Tất cả chúng tôi chỉ chọn những thứ khi chúng tôi đi cùng. Và những sai lầm mà chúng tôi mắc phải trong quá trình thực hiện đã để lại những hậu quả thực sự trong kinh doanh.
Vào tháng 5, tôi đã xuất bản một nghiên cứu với công ty chiến lược và thông tin chi tiết Quester có tên là “Khủng hoảng truyền thông kỹ thuật số” để hiểu những thách thức mà tất cả chúng ta phải đối mặt trong giao tiếp kỹ thuật số tại nơi làm việc. Thông qua một cuộc khảo sát với gần 2.000 nhân viên văn phòng, chúng tôi thấy rằng hơn 70% đã trải qua một số hình thức giao tiếp không rõ ràng từ đồng nghiệp của họ. Điều này dẫn đến việc một nhân viên trung bình lãng phí bốn giờ mỗi tuần cho các giao tiếp kỹ thuật số kém hoặc khó hiểu, điều này làm tăng thêm số tiền trung bình hàng năm là 188 tỷ đô la bị lãng phí trong nền kinh tế Mỹ.
Những tiềm ẩn trong ngôn ngữ cơ thể giờ đây phải được thể hiện rõ ràng bằng ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của chúng ta.
Mỗi chúng ta với tư cách là một marketer có thể có những kỳ vọng và bản năng khác nhau về việc nên gửi tin nhắn hay gửi email, khi nào thì nên gọi cho ai đó, đợi bao lâu trước khi chúng ta viết thư lại cho ai đó và cách viết lời “cảm ơn” hoặc lời xin lỗi kỹ thuật số mà không cần có vẻ không thành thật. Những lựa chọn dường như nhỏ nhặt này tạo ra ấn tượng có thể nâng cao hoặc phá vỡ các mối quan hệ thân thiết nhất của chúng ta tại nơi làm việc (chưa kể đến trong cuộc sống cá nhân của chúng ta).
Hầu hết các phòng họp, nơi làm việc và lớp học ngày nay đều giảm thiểu các điều kiện cần thiết để thúc đẩy và tăng cường giao tiếp rõ ràng, dẫn đến sự ngờ vực, oán giận và thất vọng lan rộng. Có đội bay xa hơn. Có ít tương tác mặt đối mặt hơn. Hầu như không có ngôn ngữ cơ thể nào để đọc (thậm chí các cuộc họp video ngày nay cũng hiếm giao tiếp bằng mắt hoặc cử chỉ tay).
Làm thế nào chúng ta có thể duy trì kết nối khi chúng ta bị chính màn hình chia cắt?
Câu trả lời nằm ở việc hiểu các tín hiệu và tín hiệu mà chúng ta đang gửi bằng ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của mình, đồng thời học cách điều chỉnh chúng để tạo ra thông điệp rõ ràng, chính xác. Những gì tiềm ẩn trong ngôn ngữ cơ thể truyền thống giờ phải rõ ràng với ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số.
Bằng cách đưa sự hiểu biết thực sự về ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số vào nơi làm việc của bạn, các quy trình giao tiếp có thể cung cấp cả cấu trúc và công cụ hỗ trợ một môi trường tràn ngập niềm tin và phá vỡ rào cản. Đến lượt mình, kỹ năng này sẽ dẫn đến hiệu quả to lớn và một lý tưởng giao tiếp mới, một lý tưởng mà ngôn ngữ và dấu chấm câu mà chúng tôi sử dụng trên tất cả các phương tiện đều cẩn thận, có ý thức và được cân nhắc, đồng thời chúng tôi luôn lưu tâm đến cách người nhận có thể phản hồi.
Dưới đây là bốn nguyên tắc về tín hiệu và tín hiệu ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số cơ bản mà chúng tôi gửi đi hàng ngày mà bạn có thể học cách sử dụng và hoàn thiện trong cuộc sống của chính mình.
1. Phương tiện là thông điệp
Không phải tất cả các kênh truyền thông đều được tạo ra như nhau. Biết làm thế nào và khi nào sử dụng từng cái phụ thuộc vào ngữ cảnh. Mỗi kênh đều mang theo một tập hợp các ý nghĩa cơ bản và văn bản phụ, và biết cách điều hướng mảng ý nghĩa ẩn này là một dấu hiệu nhận biết về sự hiểu biết kỹ thuật số và—cuối cùng là—tính chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang bế tắc, hãy tự hỏi chính mình: Thông điệp quan trọng hay khẩn cấp đến mức nào? Và bạn đang giao tiếp với ai? Nếu vậy, còn gì tốt hơn—email, Slack, điện thoại hay tin nhắn?
Và hãy nhớ rằng: Bạn không bị ràng buộc vào một hoặc hai kênh liên lạc. Chuyển đổi giữa các kênh là một cách hay để biểu thị sự thay đổi mức độ khẩn cấp của một thông điệp hoặc thậm chí biểu thị mức độ thân thiết của một mối quan hệ.
2. Dấu chấm câu là thước đo cảm xúc mới
Trong thế giới kỹ thuật số của chúng ta, màn hình của chúng ta lọc ra các tín hiệu và tín hiệu phi ngôn ngữ chiếm 60%–80% giao tiếp mặt đối mặt, buộc chúng ta phải điều chỉnh logic cảm xúc của máy tính. Chúng tôi được hiển thị ít tín hiệu hơn.
Bằng cách bù đắp, phong cách giao tiếp của chúng tôi dựa vào dấu câu để tạo tác động. Trong nỗ lực truyền cho văn bản của chúng tôi giọng điệu và để làm rõ cảm xúc của mình, chúng tôi có thể sử dụng dấu chấm than, chữ in hoa hoặc dấu chấm lửng hoặc nếu không thì nhấn nút “thích” hoặc “yêu thích” trên các tin nhắn mà chúng tôi nhận được. Nhưng thay vì rõ ràng, đôi khi sự phụ thuộc của chúng ta vào dấu chấm câu và ký hiệu có thể gây ra nhiều nhầm lẫn hơn.
Lời khuyên của tôi khi nói đến dấu câu và ký hiệu: Hãy sử dụng chúng một cách thận trọng.
Nếu bạn lo lắng về giọng điệu kỹ thuật số của mình, thì một cách để làm rõ cảm xúc của bạn bằng kỹ thuật số là thông qua ngôn ngữ trực tiếp, dễ hiểu của biểu tượng cảm xúc. Mặc dù biểu tượng cảm xúc có thể là một đường cong học tập đối với một số người, nhưng chúng có thể rất quan trọng để nâng cao hiệu quả tại nơi làm việc và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp rõ ràng tối ưu.
3. Đúng lúc là thước đo mới của sự tôn trọng
Tương tác trực tiếp yêu cầu cả hai bên phải có mặt cùng một lúc. Điều này ngày nay ít khả thi hơn, vì hầu hết chúng ta đều cố gắng theo kịp các hộp thư đến khác nhau của mình.
Điều này thường có nghĩa là giao tiếp diễn ra với tốc độ chậm hơn. Và trong một thế giới phụ thuộc vào kỹ thuật số, khoảng dừng nhỏ nhất giữa các tin nhắn mang một ý nghĩa gần như hoạt động.
Vấn đề là, hầu hết thời gian một câu trả lời không có nghĩa là không có gì cả; người kia chỉ đơn giản là bị trói, đang làm việc khác, không nhận thấy rằng cô ấy đã nhận được một tin nhắn, đã tắt âm lượng hoặc quên mất mình đã để điện thoại ở đâu.
Tuy nhiên, chúng tôi luôn có thể giúp giảm bớt lo lắng xung quanh kỳ vọng về thời gian bằng cách khuyến khích các quy tắc giao tiếp và thực tiễn tốt nhất cho văn phòng của bạn. Ví dụ: các nhà lãnh đạo có thể yêu cầu thời gian phản hồi email—trong vòng một giờ, đặc biệt nếu đó là thời gian nhạy cảm hoặc phải đối mặt với khách hàng—để đảm bảo trách nhiệm giải trình trong toàn nhóm.
4. ‘Đến’, ‘Cc’ và ‘Bcc’ là những gợi ý mới về sự hòa nhập
Hãy nghĩ về một email như một sự kiện thể thao. Bạn và bất kỳ ai khác trong ô “đến:” đều là vận động viên. Nếu bạn không “cc:” hoặc “bcc:” bất kỳ ai, thì bạn chỉ đang tập luyện, tập hợp trước một trận đấu hoặc ném bóng xung quanh với một người bạn. Khi bạn thêm người quan sát vào cc, đột nhiên những người khác bắt đầu lấp đầy khán đài.
Thêm nhiều người hơn vào bcc và bạn hiện đang lấp đầy các ghế trong hộp VIP với các tuyển trạch viên, huấn luyện viên và nhà tuyển dụng. Từ đây, tiền đặt cược tăng lên. Nếu bạn chọn chỉ trả lời vận động viên khác, thì bạn đang có một cuộc trò chuyện riêng tư mà không ai khác có thể nghe thấy, trong khi “trả lời tất cả” tương đương với một giọng nói oang oang phát ra từ loa trên cao mà toàn bộ sân vận động có thể nghe thấy.
Trả lời tất cả, cc và bcc là điều cần thiết ở hầu hết các nơi làm việc, nhưng hãy tự hỏi ai thực sự cần được đưa vào. Điều này liên quan đến sự nhận thức, bởi vì một số người khăng khăng muốn là một phần của mọi thứ.
Trả lời tất cả chỉ nên giới hạn ở thông tin có mức độ ưu tiên cao mà bạn muốn chia sẻ với toàn bộ nhóm: cuộc họp, thông báo, chương trình nghị sự và thông tin toàn doanh nghiệp. Luôn ý thức về mức độ động lực quyền lực và mức độ tin cậy với người nhận của bạn—và tránh vội vàng kết luận khi bạn nhận được một thông báo khiến bạn mất cảnh giác.
Ngày nay, với rất ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp hoặc bạn cùng lớp, hầu như không có ngôn ngữ cơ thể nào để đọc. Hiểu ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số trong tiếp thị là điều cần thiết đối với những người trong chúng ta, những người cam kết tạo mối quan hệ bền chặt và ghi dấu ấn, ngay cả trong vô số cuộc gọi hội nghị, email, tin nhắn và tương tác Zoom.
Nó không chỉ có thể tăng cường tương tác giữa các cá nhân của bạn và giải phóng bạn khỏi nỗi sợ hãi và lo lắng mà giao tiếp kỹ thuật số truyền cảm hứng mà còn có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh trong nhóm của bạn dựa trên sự minh bạch và đồng cảm.
Nguồn: American Marketing Association
Tác giả: Erica Dhawan
Trích: Uyen Phuong