Chuyển tới nội dung

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là gì?

Hệ thống thông tin quản lý là sự gắn kết giữa ổ cứng, ổ mềm và mạng truyền thông có trách nhiệm chính là thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và các dữ liệu,  nhằm đạt được hiệu quả đặt ra. 

Hệ thống thông tin là công cụ đóng vai trò rất quan trọng cho các doanh nghệp về quản lý và trao đổi thông tin dữ liệu với nhau. Ngành Hiện nay hệ thống thông tin là một ngành rất thu hút hiện nay về lĩnh vực liên quan tới công nghệ thông tin.

Các loại thông tin quản lý thường gặp

Thông tin chiến lược

Là thông tin chiến lược được dùng trong chính sách lâu dài của tổ chức, chủ yếu dùng để phục vụ cho các doanh nghiệp cấp cao khi dự đoán về tương lai. Loại thông tin này cần một sự khái quát chính xác và tổng hợp dữ liệu cao. Dữ liệu dùng để giải quyết ra được loại thông tin này thường là những dữ liệu tổ chức từ bên ngoài. Loại thông tin này được dùng để cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.

Thông tin chiến thuật

Là loại thông tin được sử dụng trong các chính sách ngắn hạn, nó hầu như chủ yếu đáp ứng được với các nhà quản lý cấp phòng ban của tổ chức. Loại thông tin này cần có tính tổng hợp. Đồng thời cần phải có mức độ chi tiết chính xác nhất định ở dạng thống kê. Đây là một loại thông tin được cung cấp thường xuyên để sử dụng.

Thông tin điều hành

Hay còn gọi tên là thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, nó được sử dụng trong các công tác điều hành của tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát các hoạt động tác nghiệp của tổ chức được diễn ra. Loại thông tin này là loại thông tin cần chi tiết và rõ ràng, được rút kinh nghiệm từ quá trình xử lý các dữ liệu của tổ chức. Loại thông tin này cần được cung cấp định kỳ thường xuyên.

Cấu trúc của một hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế với mục đích để tạo nên một cấu trúc tốt gồm những hệ thống con, đó là những hệ thống được ghi chép lại những thông tin nội bộ của tổ chức doanh nghiệp, hệ thống tình báo, hệ thống tìm hiểu và nghiên cứu cuối cùng là hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định sau cùng.

Hệ thống ghi chép thông tin nội bộ

Đảm bảo cung cấp đầy đủ được những số liệu hiện thời. Hiện nay đã có nhiều tổ chức phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ hiện đại. Hệ thống có sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý để  giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.

Hệ thống tình báo

Là hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý về dữ liệu hàng ngày.  Những thông tin về tình hình đang hoạt động về những diễn biến đang diễn ra của môi trường bên ngoài.

Hệ thống nghiên cứu thông tin

Tìm hiểu và cập nhật những thông tin liên quan đến một số vấn đề cụ thể nào đó mà tổ chức đã đặt ra mục tiêu từ trước đó. Ưu điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là dùng phương pháp khoa học. Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, xây dựng mô hình, ước tính tỷ lệ chi phí / thông tin mang lại lợi ích và giá trị cao nhất như thế nào.

Hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định

Gồm những phương pháp dùng để liệt kê và các mô hình quyết định để giúp cho các nhà quản lý ban hành ra những quyết định chính xác nhất có thể.

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

Tiếp cận thông tin nhanh chóng

Hệ thống thông tin quản lý đơn giản hóa và tăng tốc độ truy xuất thông tin bằng cách lưu trữ dữ liệu ở vị trí trung tâm có thể truy cập được qua mạng. Kết quả là các quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.

Quyết định dựa trên thông tin mới nhất

Hệ thống thông tin quản lý tập hợp dữ liệu từ bên trong và bên ngoài tổ chức.Bằng cách thiết lập mạng lưới liên kết cơ sở dữ liệu trung tâm với các cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối và các thành viên của chuỗi cung ứng.Các công ty có thể thu thập dữ liệu bán hàng và sản xuất hàng ngày hoặc thường xuyên hơn và đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất.

Có thể trình bày và có tính thuyết phục

Các công cụ báo cáo trong hệ thống thông tin quản lý cho phép người ra quyết định điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với nhu cầu thông tin của các bên khác. Nếu một quyết định yêu cầu sự chấp thuận của một giám đốc điều hành cấp cao, người ra quyết định có thể tạo một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành để xem xét. Nếu người quản lý muốn chia sẻ những phát hiện chi tiết của báo cáo với đồng nghiệp, họ có thể tạo báo cáo đầy đủ và cung cấp các mức dữ liệu bổ sung khác nhau.

Hỗ trợ các bộ phận có thể hợp tác với nhau

Trong các tình huống mà việc ra quyết định liên quan đến các bộ phận, nhóm cũng như các cá nhân, hệ thống thông tin quản lý giúp các nhóm dễ dàng đưa ra các quyết định hợp tác. Ví dụ, trong một nhóm dự án, hệ thống thông tin quản lý cho phép tất cả các thành viên truy cập vào cùng một dữ liệu thiết yếu, ngay cả khi họ đang làm việc ở các vị trí khác nhau.

Diễn giải kết quả một cách hiệu quả

Hệ thống thông tin quản lý giúp người ra quyết định hiểu được ý nghĩa của các quyết định của họ. Hệ thống đối chiếu dữ liệu thô thành các báo cáo theo định dạng cho phép người ra quyết định nhanh chóng xác định các mẫu và xu hướng mà dữ liệu thô sẽ không rõ ràng.

Những người ra quyết định cũng có thể sử dụng hệ thống thông tin quản lý để hiểu tác động tiềm tàng của sự thay đổi. Ví dụ, người quản lý bán hàng có thể đưa ra dự đoán về ảnh hưởng của việc thay đổi giá đối với doanh số bán hàng bằng cách chạy mô phỏng trong hệ thống và hỏi một số câu hỏi “nếu giá là như thế nào”.